Déclaration de confidentialité et conditions d'utilisation

I. Introduction

1. La présente politique de confidentialité explique comment Immo Woestyn traite les données à caractère personnel de ses clients, personnes physiques, et de toutes les autres personnes physiques qui sont en contact avec Immo Woestyn (ci-après dénommées « vous »).

2. Par données à caractère personnel, on entend toute information qui vous permet de vous identifier directement ou indirectement en tant que personne physique.

3. Immo Woestyn attache une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel et respecte pleinement votre vie privée. Immo Woestyn traite et protège dès lors vos données à caractère personnel de manière licite, loyale et transparente.

Lors du traitement de vos données à caractère personnel, Immo Woestyn respecte bien entendu la loi, actuellement la loi belge du 8 décembre 1992 et, depuis le 25 mai 2018, le règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données (mieux connu sous le nom de « RGPD » ou « GDPR »), ou tout autre acte législatif qui le modifie.

Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur la protection des données à caractère personnel auprès de la Commission belge de la protection de la vie privée, dénommée Autorité de protection des données depuis le 25 mai 2018 (www.privacycommission.be/fr).

4. Nous vous invitons à lire attentivement la présente déclaration afin de connaître et de comprendre la politique d'Immo Woestyn en la matière.

La présente déclaration est régulièrement mise à jour. La version la plus récente de la déclaration est disponible sur notre site web. Nous vous informerons par les canaux de communication habituels si des modifications importantes y sont apportées.

II. Qui est le responsable du traitement ?

5. Immo Woestyn, dont le siège est établi Mimosastraat 2, 8301 Duinbergen, est le responsable du traitement de vos données.

6. Immo Woestyn est dès lors votre interlocuteur et doit rendre compte du traitement de vos données à caractère personnel auprès de l'Autorité de protection des données. Immo Woestyn détermine les finalités pour lesquelles vos données à caractère personnel sont traitées, ainsi que les moyens utilisés et les modalités du traitement.

7. Immo Woestyn peut faire appel à des prestataires de services spécialisés pour traiter vos données à caractère personnel au nom d'Immo Woestyn et selon ses instructions, conformément à la présente politique de confidentialité. Seules les données à caractère personnel strictement nécessaires seront transmises à ces prestataires (ci-après dénommés les « sous-traitants d'Immo Woestyn »).

8. Pour toute question relative à la protection de votre vie privée, vous pouvez vous adresser au gérant. Vous pouvez le contacter en envoyant un e-mail à [email protected].

III. Quelles catégories de données à caractère personnel Immo Woestyn traite-t-elle ?

9. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des catégories de données à caractère personnel qu'Immo Woestyn peut traiter. Il est possible que d'autres données soient également traitées si elles sont nécessaires ou utiles à la poursuite de la relation contractuelle avec Immo Woestyn.

Le contexte dans lequel Immo Woestyn obtient ou traite ces données est également indiqué. Cet aperçu doit être lu conjointement avec la description des finalités pour lesquelles Immo Woestyn traite les données.

Données d'identité du client/mandant (vendeur ou bailleur) et du candidat acheteur ou locataire

Exemples : nom, adresse, lieu et date de naissance, nationalité, numéro de téléphone fixe ou mobile et adresse e-mail.

Contexte : ces données sont fournies par vous et traitées lorsque vous demandez des renseignements, devenez client, concluez un mandat de courtage ou vous inscrivez pour utiliser les services (en ligne) d'Immo Woestyn, pour toute identification ou utilisation. Ces données peuvent notamment être obtenues par la lecture de votre carte d'identité.

Données relatives au bien immobilier du client/mandant (vendeur ou bailleur)

Exemples : titre de propriété, extrait urbanistique, attestation du sol, certificat de contrôle de l'installation électrique, certificat PEB, informations sur la sensibilité aux inondations, dossier d'intervention ultérieure, informations sur la valeur patrimoniale.

Contexte : ces données sont fournies par vous ou demandées pour votre compte par Immo Woestyn auprès des autorités ou d'experts techniques.

Données du candidat locataire relatives à une proposition de contrat de bail

Exemples : informations sur la profession et l'emploi, la solvabilité, la situation familiale, le salaire, etc.

Contexte : ces données sont collectées au moyen de formulaires et de contrats que vous complétez à votre demande.

Données complémentaires pour la conclusion d'un contrat de bail ou d'un compromis de vente

Exemples : numéro de registre national.

Contexte : ces données sont fournies par vous. Le numéro de registre national n'est utilisé que dans les cas prévus ou exigés par la loi.

Données des copropriétaires (ou de leurs locataires)

Exemples : nom, adresse, lieu et date de naissance, nationalité, numéro de téléphone fixe ou mobile et adresse e-mail.

Contexte : ces données sont fournies par vous, en tant que copropriétaire, à Immo Woestyn lorsqu'Immo Woestyn exerce la fonction de syndic.

Données relatives à l'exécution des services de syndic

Exemples : opérations de paiement, y compris noms et numéros de compte, communications et références, numéros de carte, etc.

Contexte : ces données concernent vos opérations en tant que copropriétaire, coordonnées par le syndic.

Données relatives aux opérations d'Immo Woestyn avec vous

Exemples : les informations relatives à vos contacts avec Immo Woestyn, par téléphone, e-mail, fax, etc., et vos interactions sur les pages web concernant Immo Woestyn, ses services ou ses partenaires, sur les réseaux sociaux, etc.

Contexte : ces données proviennent de contacts de quelque nature que ce soit entre vous et Immo Woestyn (lors de rencontres ou d'événements, d'un abonnement à une newsletter, sur les réseaux sociaux, etc.).

Données relatives au comportement et aux préférences du client

Exemples : informations sur votre comportement et vos préférences en ce qui concerne l'utilisation des canaux de communication et de relation, informations sur vos choix personnels et votre style de vie, vos projets privés ou professionnels, vos loisirs, etc.

Contexte : ces données découlent de choix que vous avez exprimés ou d'analyses effectuées par Immo Woestyn conformément à la présente déclaration et à ses obligations légales.

10. Immo Woestyn ne traite aucune donnée révélant votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre appartenance syndicale, des données concernant la santé ou la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle, des données génétiques ou des données biométriques.

IV. À quelles fins Immo Woestyn traite-t-elle vos données à caractère personnel ?

11. Immo Woestyn collecte et traite vos données à caractère personnel uniquement aux fins décrites ci-dessous. Immo Woestyn veille à ce que seules les données nécessaires et pertinentes pour une finalité déterminée soient traitées.

Immo Woestyn traite vos données dans les situations autorisées par la loi, à savoir :

Pour respecter les obligations légales qui incombent à Immo Woestyn (12.).
Pour exécuter un contrat conclu avec vous ou pour prendre, à votre demande, certaines mesures avant la conclusion de ce contrat (13.).
Aux fins des intérêts légitimes d'Immo Woestyn, ces intérêts étant mis en balance avec vos droits et libertés fondamentaux (14.).
Dans des cas spécifiques, avec votre consentement, à la suite d'une demande spécifique et univoque, précédée d'informations claires et compréhensibles ; vous pouvez retirer ce consentement à tout moment conformément à la loi (15.).

12. Obligations légales

Immo Woestyn est tenue de respecter la législation qui l'oblige, dans des circonstances spécifiques, à traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de ses activités. Ces obligations peuvent impliquer qu'Immo Woestyn doive collaborer avec les autorités compétentes et/ou des tiers, et leur transmette éventuellement certaines de vos données à caractère personnel.

Il s'agit notamment :

De l'obligation de contribuer à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
Des obligations imposées à un syndic en ce qui concerne la gestion des copropriétés.
De l'obligation de répondre à une demande formelle des autorités fiscales et judiciaires belges.

La liste des obligations légales pour lesquelles Immo Woestyn doit traiter vos données n'est pas exhaustive et est susceptible d'évoluer.

13. Relations contractuelles entre Immo Woestyn et vous en tant que client

Avant de conclure des contrats, Immo Woestyn doit parfois obtenir et traiter certaines données, notamment pour :

Répondre à votre demande.
Vous assister dans la fourniture d'informations et lors de la conclusion du contrat.
Assurer le suivi d'une demande, évaluer l'adéquation et estimer les risques liés à un éventuel contrat.
Exécuter votre mandat de courtage.

Dans le cadre de contrats en cours ou de la gestion de contrats, Immo Woestyn doit traiter un certain nombre de données, en particulier pour satisfaire à ses obligations administratives et comptables.

Dans ce cadre, vos données peuvent être transmises en interne au sein d'Immo Woestyn à différents services, y compris à ceux qui ne sont pas directement responsables de la relation avec vous ou de l'exécution d'un contrat déterminé.

Plus précisément, Immo Woestyn traite vos données dans le cadre de l'exécution des contrats comme suit :

Gestion des contrats en cours et des services commandés.
Gestion centrale et vue d'ensemble des clients.
La gestion de votre bien immobilier.
La gestion de la copropriété dont vous êtes copropriétaire.

Immo Woestyn peut traiter vos données à caractère personnel à des fins supplémentaires dans le cadre de la relation avec vous et de l'exécution des contrats.

14. Intérêts légitimes d'Immo Woestyn

Immo Woestyn traite également vos données aux fins de ses intérêts légitimes. Ce faisant, Immo Woestyn s'efforce de trouver un juste équilibre entre la nécessité de traiter des données et le respect de vos droits et libertés, y compris la protection de la vie privée.

Les données à caractère personnel sont notamment traitées pour :

La personnalisation des services d'Immo Woestyn.
L'amélioration de la qualité du service qui vous est fourni par : (a) l'évaluation et l'amélioration des processus, y compris des campagnes, des simulations et des ventes, au moyen de différents outils tels que l'analyse statistique, les enquêtes de satisfaction et diverses autres méthodes de recherche ; (b) l'amélioration des produits existants (ou en cours de développement) d'Immo Woestyn, sur la base d'enquêtes auprès des clients d'Immo Woestyn, de statistiques, de tests et des réactions des clients via les réseaux sociaux (Twitter, Facebook) liés à Immo Woestyn.
Le suivi des activités d'Immo Woestyn, y compris le volume du chiffre d'affaires, le nombre de rendez-vous dans nos bureaux, le nombre d'appels et de visites sur le site web d'Immo Woestyn, la nature des questions posées par les clients, etc.
La préparation d'études et de statistiques, en recourant à l'anonymisation et à la pseudonymisation des personnes concernées.
La formation de notre personnel au moyen d'exemples pratiques à titre d'illustration, y compris l'enregistrement de certaines conversations téléphoniques.
L'utilisation de cookies afin d'améliorer la convivialité de son site web pour les visiteurs. Vous trouverez de plus amples informations sur le fonctionnement des cookies et sur les possibilités de limiter leur utilisation et de les supprimer à l'article IX. Politique en matière de cookies.
La conservation de preuves (archives).
La constatation, l'exercice, la défense et la préservation des droits d'Immo Woestyn ou de toutes les personnes qu'elle représente, par exemple dans le cadre de procédures de recouvrement ou de litiges.

15. Intérêt légitime spécifique d'Immo Woestyn : marketing direct

Immo Woestyn procède à une segmentation de sa clientèle, en particulier en fonction de vos besoins, afin de vous proposer par exemple des biens et/ou des services adaptés à votre situation professionnelle et personnelle. À cette fin, Immo Woestyn peut notamment :

Évaluer les services que vous utilisez déjà et vos données sociodémographiques (âge, composition familiale, revenus, etc.).
Analyser votre comportement via différents canaux (visites/réunions, e-mails, visites du site web, messages via notre site web), en déduire vos préférences et personnaliser ainsi les informations et les pages internet que vous avez consultées.
Adapter les publicités sur les pages web afin qu'elles correspondent à l'intérêt que vous avez manifesté par votre comportement sur notre site web, sur les réseaux sociaux, dans un bureau ou ailleurs (p. ex. lors d'événements auxquels Immo Woestyn était présente).
Simplifier le remplissage de formulaires en préremplissant certains champs avec des données déjà connues et en vous demandant de vérifier l'exactitude de ces données et de les mettre à jour si nécessaire.
Évaluer les moments clés auxquels certains services vous conviendraient le mieux.
Vous envoyer des publicités personnalisées par courrier ou par téléphone.

Immo Woestyn peut traiter vos coordonnées électroniques personnelles (à savoir votre numéro de téléphone mobile et votre adresse e-mail) afin de vous envoyer des informations personnelles, des publicités ou des propositions par le biais du marketing direct ou de newsletters. Dans ce cas, Immo Woestyn doit d'abord vous demander votre consentement spécifique.

En acceptant la présente politique de confidentialité, vous consentez au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.

V. Avec qui Immo Woestyn partage-t-elle vos données à caractère personnel ?

16. Immo Woestyn traite vos données à caractère personnel avec le plus grand soin et ne partage vos données que pour vous offrir les meilleurs services dans le cadre de l'exécution de sa mission.

Immo Woestyn peut transmettre vos données à d'autres entités de son groupe en Belgique et à l'étranger, notamment aux autres entités du groupe qui assistent Immo Woestyn dans l'exécution, la gestion et le contrôle des activités, y compris le reporting, le support et la sécurité informatique, ou dans l'offre de services et de produits spécifiques.

17. Dans certains cas, Immo Woestyn est légalement tenue de partager vos données avec des tiers, notamment :

Les autorités publiques ou les autorités de contrôle lorsqu'il existe une obligation légale de transmettre des informations.
Les autorités d'instruction judiciaire, à leur demande expresse.

Immo Woestyn transmet également vos données à des prestataires de services spécifiques afin de l'aider pour :

La conception et la maintenance du matériel informatique et des applications internet.
La fourniture de services de publicité et de communication, y compris par des fournisseurs en ligne et de réseaux sociaux.
La préparation de rapports et de statistiques, l'impression de documents et la conception de produits ou de services.
La commercialisation de ses activités, l'organisation d'événements et la gestion de la communication avec les clients.

Immo Woestyn doit également transmettre vos données aux fournisseurs en ligne et de réseaux sociaux qu'Immo Woestyn utilise pour la fourniture de services publicitaires.

Vos données à caractère personnel peuvent également être communiquées à des huissiers de justice ou à des avocats dans le cadre de procédures judiciaires.

Dans les cas susmentionnés, Immo Woestyn veille à ce que les tiers n'aient qu'un accès limité aux données à caractère personnel nécessaires à l'exécution des tâches spécifiques requises. Immo Woestyn veillera également à ce que les tiers s'engagent à utiliser les données à caractère personnel de manière sûre et confidentielle, conformément aux instructions d'Immo Woestyn et à sa politique de protection des données.

18. Immo Woestyn conserve vos données à caractère personnel au sein de l'EEE. Aucune donnée n'est dès lors transférée vers des pays situés en dehors de l'EEE.

VI. Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?

19. Immo Woestyn ne conservera pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont collectées.

Cette durée est liée aux obligations légales et fiscales d'Immo Woestyn, ainsi qu'à la nécessité légale de conserver vos données au-delà de la période de conservation à titre de preuve ou pour répondre à des demandes d'information de l'instance compétente, par exemple :

10 ans dans le cadre de la législation anti-blanchiment.
10 ans dans le cadre de la responsabilité contractuelle d'Immo Woestyn.
7 ans pour la comptabilité et les pièces justificatives des associations de copropriétaires dans le cadre de l'exercice de la mission de syndic.

Au-delà de ces périodes, vos données à caractère personnel sont supprimées ou anonymisées.

VII. Comment vos données à caractère personnel sont-elles protégées ?

20. Immo Woestyn applique des normes strictes pour protéger les données à caractère personnel sous son contrôle contre tout traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou l'endommagement accidentels.

Immo Woestyn prend dès lors des mesures techniques et organisationnelles, telles que le chiffrement, l'antivirus, les pare-feux, les contrôles d'accès et une sélection rigoureuse des collaborateurs et des fournisseurs, afin de prévenir et de détecter tout accès inapproprié, toute perte ou toute divulgation de vos données à caractère personnel.

Dans le cas improbable et regrettable où vos données à caractère personnel sous le contrôle d'Immo Woestyn seraient compromises à la suite d'une violation de la sécurité de l'information, Immo Woestyn agira immédiatement pour identifier la cause de cette violation et prendra les mesures correctives adéquates. Si nécessaire, Immo Woestyn vous informera de cet incident conformément à la législation applicable.

VIII. Quels sont vos droits en matière de traitement de vos données à caractère personnel ?

21. Droit d'accès, de rectification, de limitation, d'effacement, de portabilité des données et d'opposition

Pour les finalités mentionnées ci-dessus, vous disposez :

D'un droit d'accès à vos données à caractère personnel détenues par Immo Woestyn. Cela signifie que vous pouvez demander à Immo Woestyn si elle traite vos données à caractère personnel, à quelles fins ces données sont traitées, quelles catégories de données sont traitées et à qui elles sont communiquées.
D'un droit de rectification si vous constatez que vos données à caractère personnel sont inexactes ou incomplètes.
D'un droit à la limitation si, par exemple, vous contestez l'exactitude de vos données à caractère personnel, et ce pendant une durée permettant à Immo Woestyn de le vérifier.
D'un droit à l'effacement de vos données à caractère personnel. Lorsque votre contrat avec Immo Woestyn a pris fin, vous pouvez demander à Immo Woestyn d'effacer vos données à caractère personnel si celles-ci ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Vous avez également la possibilité de demander à tout moment l'effacement des données à caractère personnel traitées par Immo Woestyn sur la base de votre consentement (sauf si Immo Woestyn dispose d'un autre fondement juridique pour le traitement) ou sur la base de l'intérêt légitime d'Immo Woestyn (sauf s'il existe des motifs légitimes impérieux prépondérants pour le traitement). Immo Woestyn peut en tout état de cause conserver ces données à caractère personnel si cela s'avère nécessaire à des fins de preuve dans le cadre d'actions en justice.
D'un droit à la portabilité des données que vous avez vous-même fournies à Immo Woestyn, si vos données à caractère personnel sont traitées sur la base d'un contrat ou de votre consentement à l'envoi de communications électroniques et si ces données sont traitées à l'aide de procédés automatisés. En vertu de ce droit, vous pouvez demander à Immo Woestyn de vous transmettre vos données à caractère personnel ou de les transmettre directement à un autre responsable du traitement, dans la mesure où cela est techniquement possible pour Immo Woestyn.
D'un droit d'opposition au traitement de vos données aux fins mentionnées à l'article 14. Dans ce cas, Immo Woestyn cessera de traiter vos données à caractère personnel, à moins qu'Immo Woestyn ne fasse valoir des motifs légitimes impérieux qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou lorsqu'il existe des motifs liés à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
D'un droit d'opposition au marketing direct. À l'article 15, votre consentement a été demandé pour traiter et utiliser vos coordonnées électroniques afin de vous envoyer des informations commerciales, de la publicité ou des propositions personnalisées (par le biais d'actions de marketing direct ou de newsletters électroniques). Cela concerne notamment les communications vers votre numéro de téléphone mobile et votre adresse e-mail. Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct électronique et de refuser de recevoir à l'avenir de telles publicités. L'exercice du droit d'opposition n'empêche toutefois pas Immo Woestyn de vous contacter à toute autre fin, y compris en vertu d'une obligation légale ou pour l'exécution du contrat, conformément à la présente déclaration.

22. Droit d'introduire une réclamation

Vous pouvez exercer vos droits en envoyant une demande écrite, datée et signée, accompagnée d'une copie de votre pièce d'identité, par courrier à Immo Woestyn, Mimosastraat 2, 8301 Duinbergen, ou par e-mail à [email protected].

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission de la protection de la vie privée, par courrier à l'adresse rue de la Presse 15, 1000 Bruxelles, par e-mail à [email protected] ou par téléphone au +32 2 274 48 00.

IX. Politique en matière de cookies

23. Lors de la visite d'un site web ou de l'utilisation d'une application d'Immo Woestyn, des fichiers et des technologies peuvent être utilisés pour stocker des informations sur votre équipement terminal (PC, ordinateur portable, smartphone, tablette, etc.) ou pour accéder à des informations déjà stockées sur votre équipement terminal. Ces fichiers et technologies peuvent consister en des cookies, des balises web, des fichiers journaux, des paramètres et des informations sur votre équipement terminal, etc.

24. Le site web d'Immo Woestyn utilise les types de cookies suivants :

Cookies fonctionnels : ces cookies sont nécessaires aux fonctionnalités de base du site web. Ils assurent le fonctionnement technique du site web et contribuent à la convivialité pour le visiteur.
Cookies analytiques : ces cookies nous permettent d'analyser l'utilisation du site afin d'en mesurer et d'en améliorer les performances (p. ex. Google Analytics).
Cookies tiers : ce site web intègre des fonctionnalités de Facebook. Immo Woestyn n'a aucune influence sur les cookies de tiers ni sur les données qu'ils traitent par ce biais. Consultez la déclaration de confidentialité de Facebook pour savoir ce qu'il fait de vos données (à caractère personnel) traitées via ces cookies.

25. Vous pouvez désactiver les cookies, balises web, fichiers journaux et autres fichiers et technologies utilisés par Immo Woestyn dans la mesure et de la manière décrites ci-après. La suppression et/ou le refus des cookies, balises web, fichiers journaux et autres fichiers et technologies peut avoir pour conséquence que vous ne puissiez plus utiliser le site web de manière optimale.

La procédure dépend du navigateur que vous utilisez et peut être consultée via les liens ci-dessous :

Google Chrome : https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=fr
Internet Explorer : https://support.microsoft.com/fr-be/help/278835/how-to-delete-cookie-files-in-internet-explorer
Firefox/Mozilla : https://support.mozilla.org/nl/kb/navigatie-zoek-en-downloadgeschiedenis-verwijderen
Safari : https://support.apple.com/kb/PH17191?locale=fr_BE
Opera : https://help.opera.com/en/latest/web-preferences/#cookies

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